Рано или поздно у каждого ИП без бухгалтера в голове звучит один и тот же вопрос: «А я вообще имею право сам вести свою бухгалтерию, или уже нарушаю что-то и пока не знаю об этом?» Гуглишь «нужен ли ИП бухгалтер», натыкаешься на статьи с проводками, планом счетов и штрафами - и решаешь, что раз это выглядит так сложно, значит точно нужен специалист. А специалист стоит денег, которые пока жалко тратить на то, чего толком не понимаешь. Так вопрос повисает, отчётность откладывается до последнего дня, и тревога никуда не девается
Слово «бухгалтерия» и то, что закон требует от ИП на самом деле - две разные вещи
Вот факт, который в этой тревоге обычно теряется: по закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» индивидуальные предприниматели освобождены от ведения полного бухучёта - того самого, с балансом, проводками и планом счетов, который обязателен для ООО. Освобождены при одном условии: если ты ведёшь учёт доходов (а на части режимов - доходов и расходов) в порядке, который требует Налоговый кодекс. То есть тот пугающий образ «бухгалтерии» со сложными терминами - это не то, что тебе нужно вести. Тебе нужно вести налоговый учёт, а он у большинства ИП выглядит скромнее, чем кажется со стороны
Это не значит, что обязанностей нет вообще. Значит, что объём обязанностей у тебя не «как в бухгалтерии из учебника», а привязан к конкретному налоговому режиму - и вот тут стоит разобраться предметно, потому что режимы отличаются друг от друга в разы
Твоя «бухгалтерия» - это на самом деле твой налоговый режим, и не больше
Самозанятость (НПД) - самый лёгкий вариант из всех: доход фиксируется прямо в приложении «Мой налог» при каждой продаже, налог считается и выставляется автоматически, отдельную книгу учёта вести не нужно вообще. Если ты работаешь на этом режиме, вопрос «потяну ли я сам» для тебя обычно уже не стоит - там почти нечего вести руками
УСН «доходы» - следующий по лёгкости. Здесь понадобится книга учёта доходов (КУДиР), в которую заносится каждое поступление, и периодический расчёт налога с этой суммы. Расходы подтверждать не нужно - именно поэтому этот режим выбирает большинство ИП без сотрудников, у которых мало бумажной волокиты
УСН «доходы минус расходы» - тут работы больше: в КУДиР нужно заносить не только доходы, но и расходы, причём с подтверждающими документами - чеками, актами, накладными. Каждый расход, который хочешь учесть при расчёте налога, должен быть подтверждён бумагой, иначе налоговая его не признает. Это уже требует привычки собирать документы, а не только помнить цифры
Патент (ПСН) - похож на самозанятость по лёгкости отчётности: декларацию по налогу подавать не нужно, стоимость патента известна заранее. Книгу учёта доходов при этом вести всё равно нужно - декларации нет, а книга остаётся. Если патент совмещается с другим режимом (а так бывает часто) или превышены условия для его применения, учёт снова усложняется - тут уже стоит свериться отдельно, твой ли это случай
ОСНО - общий режим, куда попадают, если не выбрали упрощённый или превысили его условия. Здесь появляются НДС и более сложная отчётность, и вот это уже тот случай, когда самостоятельное ведение требует специальных знаний - не потому что ты недостаточно способный, а потому что объём и цена ошибки на ОСНО другие
Как за один вечер понять, тянешь ли ты сам
Шаг 1 - узнай свой текущий режим. Открой личный кабинет ИП на сайте nalog.ru (вход по учётной записи Госуслуг). Путь до нужного раздела один и тот же для всех:
Профиль → Мои налоги → Система налогообложенияЕсли открывал ИП через банк или через бухгалтера и сам этот момент не помнишь - это первое, что стоит выяснить, прежде чем решать что-либо ещё
Что увидишь. В этом разделе будет написано название твоего режима - «УСН доходы», «УСН доходы минус расходы», «Патент» или «НПД» - иногда сразу два, если есть совмещение. Это и есть ответ на вопрос «какая у меня бухгалтерия», с которого началась статья
Шаг 2 - сосчитай свои «точки учёта». Ответь себе на три вопроса: у меня один налоговый режим или совмещение двух; есть ли у меня наёмные сотрудники; плачу ли я НДС. Каждый «да» на втором и третьем вопросе и «два режима сразу» на первом - это то, что заметно увеличивает объём и цену ошибки
Шаг 3 - пройди тест из трёх «да». Если у тебя один режим (самозанятость, УСН или патент без совмещения), нет наёмных сотрудников и ты пока ни разу не путался в сроках отчётности - все три «да» означают, что самостоятельное ведение для тебя реалистично, без преувеличения
Три «да» - веди сам, это по силам без бухгалтерского образования. Один или два «нет» - не катастрофа, но именно тот случай, где либо нужен специалист, либо хотя бы разовая консультация, чтобы не гадать
Шаг 4 - выбери, где физически вести учёт. КУДиР можно вести прямо в личном кабинете ИП на nalog.ru - там у части режимов есть встроенный раздел для этого, без покупки отдельного сервиса. У многих банков для расчётного счёта ИП тоже есть встроенный раздел учёта с автоматическими напоминаниями о датах - если у тебя такой банк, начни с него, это самый низкий порог входа
Что увидишь. Форма книги учёта доходов (и расходов, если твой режим их требует) - таблица по операциям, похожая на банковскую выписку: дата, сумма, назначение. Заполняешь её по мере поступления денег, а не одним большим списком в конце года
Шаг 5 - вынеси даты из головы в календарь. Там же, в личном кабинете, найди свои конкретные сроки подачи отчётности и уплаты налога - они у каждого ИП свои, зависят от режима и региона, поэтому смотри именно свои, не чужие цифры из интернета
Что увидишь. Список ближайших обязательных дат с названием платежа или отчёта - перенеси каждую в свой обычный календарь заранее, а не запоминай. Как вынести такие даты из головы в рабочую систему, которая сама напоминает заранее - в статье про платёжный календарь
Где самостоятельное ведение обычно спотыкается
Мысль «раз бухгалтера нет, значит и сроков строгих нет». Сроки те же самые, что и с бухгалтером - штраф не спрашивает, кто вёл учёт. Разница только в том, что без бухгалтера напоминать себе о датах приходится самому, а не человеку, которому за это платят
Смешение личных и бизнес-операций на одном счёте. Если для налоговой пока сходит с рук на упрощённых режимах, то для понимания, сколько денег у тебя на самом деле свободно, эта путаница создаёт полный туман - об этом отдельно в статье про учёт доходов и расходов
Забыть про книгу учёта доходов на патенте. Декларацию на этом режиме подавать не нужно, и легко перепутать «нет декларации» с «вообще ничего вести не нужно» - а книгу учёта доходов вести обязательно, именно её чаще всего и пропускают
Совмещение двух режимов без раздельного учёта. Если часть деятельности на патенте, а часть на УСН, доходы и расходы по каждому режиму нужно вести раздельно - слить их в одну общую цифру кажется удобнее, а на деле создаёт ошибку, которую потом трудно распутать
Что не закрывает даже аккуратно веденная бухгалтерия
Даже если ты прошёл тест из трёх «да» и уверенно ведёшь свою налоговую отчётность сам, это отвечает только на один вопрос: «не накажет ли меня государство». На вопрос «сколько денег у меня свободно прямо сейчас» бухгалтерия - хоть твоя, хоть нанятого специалиста - никогда не отвечала, это не её задача. Отчётность смотрит в прошлое и говорит с налоговой, а тебе для решений нужна картина, которая смотрит на твои деньги и говорит с тобой
Я 34 года считала чужие деньги как экономист в банке - и вижу эту путаницу в каждом втором разговоре с ИП: люди либо боятся вести отчётность сами и переплачивают за то, что могли бы сделать сами за вечер, либо, наоборот, гордятся, что справляются с отчётностью в одиночку, и на этом успокаиваются - хотя отчётность и понимание своих денег отвечают на два совсем разных вопроса
Самый частый вопрос из этой второй области - сколько предприниматель может платить сам себе. По закону зарплаты у ИП нет вообще, и цифру приходится назначать самому: как её посчитать, разобрано в статье про зарплату ИП самому себе
Более короткую версию этого разбора, с живой историей вместо пошаговых экранов, я выложила на Дзене - «ИП боится вести бухгалтерию сам»
Ещё один вопрос про выбор режима, который часто путают с обычным совмещением упрощёнки и патента, - можно ли одновременно быть ИП и платить как самозанятый. Короткий ответ и единственный рабочий вариант - в статье можно ли совмещать ИП и самозанятость